La gestión del tiempo es uno de nuestros mayores problemas. No saber gestionar nuestro tiempo hace que disminuya nuestra productividad tanto en el estudio cómo en el trabajo o simplemente en nuestro día a día. Por eso, te voy a enseñar cómo debes gestionar tu tiempo de una forma sencilla para que empieces desde cero o para que lo implementes en tu rutina.
Para empezar a optimizar tu tiempo deberás tener en cuenta estos 4 factores:
Planifica por adelantado para gestionar el tiempo
Lo primero que debes hacer para administrar bien tu tiempo es tener una buena planificación. Para ello establece metas (anuales, mensuales, semanales y diarias). Esto hará que tengas una perspectiva de todas tus tareas y objetivos a corto y largo plazo. Por ejemplo, tu objetivo anual puede ser sacar una media de 7 durante el curso, para ello establecerás metas mensuales de aprobar varios exámenes, metas semanales de estudiar al día las asignaturas y metas diarias de hacer ejercicios o estudiar cada día.
Cuando planifiques cualquier objetivo hazlo de una forma realista y escríbelo SIEMPRE. Para ello puedes utilizar una agenda o un cuaderno de trabajo. Esto ayuda a nuestro cerebro a organizar las ideas y lo retiene más tiempo, por lo que es más probable que siempre tengamos presentes nuestros objetivos.
Establecer prioridades aumenta la productividad
Una vez tengamos nuestra lista de metas, tareas y objetivos debemos establecer un orden de prioridad. En este paso será muy importante hacer un trabajo de análisis, que al principio nos costará un poco, pero conforme avance el tiempo dominaremos a la perfección.
Deberás organizar tus tareas en 3 escalones distintos, según el grado de prioridad:
- Tareas A: Son las más importantes. Debes tener sólo 1 ó 2 al día, les dedicaremos 3 horas aproximadamente con la técnica o el método que mejor se adapte a tu forma de trabajar. Puedes realizarlas con el Método Pomodoro.
- Tareas B: Son importantes y delegables. Es decir, son importantes, pero no de máxima prioridad y puede hacerlas alguien por ti. Estableceremos 2 ó 3 «Tareas B» cada día y les dedicaremos 1 hora.
- Tareas C: Son las que tienen menos valor (el valor se lo das tú dependiendo de varios factores). Les dedicaremos unos 45 minutos cada día. Puedes agruparlas, delegar, trabajar con plantillas o incluso eliminarlas.
Curva de rendimiento de nuestro cerebro
Para poder gestionar el tiempo aún mejor es fundamental que conozcas en qué consiste la curva de rendimiento de nuestro cerebro. Esta curva nos indica cuando nuestro cuerpo y nuestro cerebro puede trabajar de forma más productiva. Aunque depende un poco de nuestra rutina (horarios de comidas, de trabajo, etc.) la idea general es la siguiente:
- Punto 0: Estamos durmiendo
- Punto 100: Por la mañana, máxima productividad – Tareas A
- Punto 40: Después de comer, poca productividad – Tareas C
- Punto 70: Media tarde, subida de efectividad – Tareas B
- Punto 25: Tarde noche, poco efectividad – Tareas C
Acuérdate de reservar una hora tranquila para descansar y hacer pausas entre tareas o cuando consideres oportuno.
Ladrones de tiempo para optimizar el tiempo
Los ladrones de tiempo son nuestros enemigos a la hora de gestionar el tiempo correctamente para aumentar la productividad. Entre ellos se encuentra cualquier situación o hábito que no hagan distraernos de nuestro objetivo diario. Dentro de los ladrones de tiempo encontraríamos interrupciones, posponer trabajos, urgencias, hacer varias tareas al mismo tiempo o la falta de planificación.
Hay ladrones que son inevitables y debemos tenerlos en cuenta. Sin embargo, hay muchos otros que podemos eliminar de nuestra rutina y reservarles un espacio durante nuestra hora tranquila.
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